Mi van ha „véletlenül” eltűnnek a számláim?

Volt már rá példa, hogy a vállalkozás iratai részben vagy teljesen megsérültek, vagy elvesztek.

Összefoglalom, mit tehet, és milyen „válaszra” számíthat  a NAV-tól ilyenkor.

Történetünk főhőse legyen, mondjuk Kovácsné aki  a 2008-as válságot követően titkárnőből „life style coach”-á  azaz kényszervállalkozóvá avanzsált elő. Egy nehéz, munkával töltött délellőtt után arra tér haza, hogy Fifi a család négylábú kedvence, minden agresszivitását  a dolgozó szobában található iratgyűjtő papucsok tartalmán élte ki. Nincs az a puzzle fun aki össze tudná az elmúlt öt évben használt 2 db számlatömböt és a hozzátartozó egyéb bizonylatokat.  Kicsi kutya, nagy öröm! hatékonyságban bármelyik iratmegsemmisítő géppel felveszi a versenyt. 

De hogyan tovább, mikor elpusztultak  a vállalkozás elmúlt öt évének a legfontosabb bizonylatai?

Természetesen azonnal be kell jelenteni az adóhatóságnál.

A fenti történet az államkassza éber őreinek már ismerős. Régebben a 20 éves Ladával együtt tűntek el a papírok. Egy másik verzió szerint: meg lett az ellopott 6A-os, csak a csomagtartóban tárolt három évnyi könyvelési anyagot és a Wunderbaum illatosítót nem szolgáltatták vissza a „becsületes megtalálók” .

A harcedzett  APEH ellenőrök a megmondhatói, milyen gyakran próbálkoznak a vállalkozások az el túlzott kreativitással végzett   könyvelés bizonyítékainak. Illetve amióta drasztikusan megemelkedett a  hiányzó bizonylatok miatti mulasztási bírság, azóta javuló tendenciát mutat a helyzet.
Ami ennek ellenére sem változott, hogy minden iratanyagát kalandos körülmények között elveszítő vállalkozás potenciális adócsaló a hatóság szemében.
A vállalkozó feladata a bizonyítás. Az ártatlanság vélelme egy másik kontinens  szokása, bár ott is inkább csak a filmipar élteti ezt a legendát.

De nézzük, mi a teendő?

Mit vár el tőlünk a számviteli törvénya számviteli bizonylatok megőrzésével kapcsolatban!
Az Szt. 169. §-ának (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
A hivatkozott számviteli előírásból  adódóan arra  a következtetésre juthatunk, hogy  Kovácsné jogsértést követett el, mivel  nem megfelelően gondoskodott a bizonylatok megőrzéséről, és emiatt azok Fifike hathatós közreműködésével megsemmisültek.
Amennyiben a Kovácsné által kibocsátott számlákról kiderül, hogy  kiállításukkal a költségvetési csalás minősített esetét,valósították meg,  ráadásul jelentős értékre, úgy hosszabb  börtönbüntetésre számíthat, mint amit sikeres vállalkozóként sikerült eltöltenie.
Kovácsnénak tehát a cég jogszerű működésének helyreállítása érdekében, nem kevés „papírmunkával” kell szembenéznie!
A bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről, a társaság vezetőjének  jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, azt, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, a bizonylatot milyen főkönyvi számlára könyvelték stb.
Kezdő vállalkozók most felkacagnak, hogyan lehet listázni – ráadásul dátum és sorszám szerint – olyan számlákat, amelyek megsemmisültek?
Rossz hírem van a számukra, a  könyvelési program adataiból, listáiból kideríthetőek a megsemmisült információk.

A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell azokat a  körülményeket is – a tényszerűeket és a feltételezetteket egyaránt- , amelyek a bizonylatok elveszéséhez (esetleg megrongálódásához) vezettek, továbbá azokat a feladatokat is, amelyeket az érintett társaságnál a bizonylatok pótlása érdekében feltétlenül meg kell tenni.
Ha a  számla   elveszett  pl. a postázás  során   nyoma    veszett,  akkor   az  eltűnését   bizonyítani   kell, ajánlott feladóvevénnyel, térti vénnyel, postai jegyzőkönyvvel.
A  vevő számára a számla hitelesített másolata mellé mellékelni kell a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adóösszegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül.
Az elveszett bizonylatokat pótolni kell, a megrongálódott bizonylatokat pedig (ha az lehetséges) helyre kell állítani, ha ez nem lehetséges, akkor szintén pótolni kell.

Hogyan lehet pótolni az elveszett számlákat?

Számlázó programmal kiállított számlák pótlása

Számítógéppel előállított számla elvesztésének esetén az lehet a járható út, ha a számlakibocsátó új példányt nyomtat ki az eredeti számlából.

Stop! Itt álljunk meg egy kicsit! Fontos változások történtek az elmúlt években, amelyekről szerintem nem tud.

2010.április 1-jétől a számlát nem kell példányszámozni, 2010.szeptember 27-től pedig nem kell megkülönböztetni a számla eredeti- és másolati példányát.

Az elveszett számla – függetlenül attól, hogy ha azon  erre vonatkozó adat mégis szerepel (mondjuk nem vették ki e funkciót a számlázó programból), hanyadik példánya az a számlának – egy új, nyomtatott példánnyal – a másolatra utaló megjegyzéssel –   pótolható.
Az Áfa-tv. egyébként az elveszett számla pótlására vonatkozóan nem tartalmaz rendelkezést, csak a kötelezően kiállítandó érvénytelenítő (sztornó) számla esetköreit határozza meg.
Ebből kiindulva a felek úgy is megállapodhatnak, hogy  az értékesítő az elveszett számlát érvényteleníti. Új számlát állít ki, az eredetivel megegyező teljesítési dátummal, a számlán feltünteti az újbóli kiállítás okára vonatkozó információkat.
Az eredeti (és fentiek szerint érvénytelenített) számla másodpéldányaihoz a pótlására kiállított  számla másodpéldányait hozzá kell kapcsolnia.

A fenti megoldás „macerás” a számlakibocsátó számára, aki ráadásul vétlen az elvesztésében, megsemmisülésben.
„Szállítóbarát” megoldás viszont az, ha a kibocsátó  a számla nála lévő másodpéldányát, vagy az arról készített fénymásolatot, hitelesíti, az átadás indokát feltüntetve adja át a vevőnek. Az így készült okirat bizonyító ereje az okirat tartalmát illetően az eredeti okiratéval azonos.

Lényeges, hogy ebben az esetben, a számlát a kibocsátónak minden esetben alá kell írnia.
A Ptk. 196. § (2) bekezdése szerint „A gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel akkor bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, ha a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta.”

A NAV honlapján „Elveszett számlák pótlása” címmel olvashatunk erről egy részletes tájékoztatót.

Abban az esetben, ha a szóban forgó számlák 2010. április 1-jét megelőző időszakra vonatkoznak  a számla újra nyomtatott példányának sorszáma nem az „1.” lesz.
Viszont a számlabefogadót adólevonásra kizárólag csak az „egyes” példánysorszámú eredeti számla jogosítja, ezért az új példánysorszámon kibocsátott számítógépes számlát egy záradékkal szükséges ellátni, amely tartalmazza, hogy ezt a példányt az eredeti, 1. példánysorszámú számla elvesztése miatt, annak pótlására állították ki,  és az az eredetivel mindenben megegyező tartalmú másolat.

Kézzel kiállított számlák, hiányzó számlatömbök

Ha az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de természetesen változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton azt is fel kell tüntetnie, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátania, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell.
Egy cég iratanyagának elvesztésekor természetesen nem csak azok a számlák tűnnek el, amelyeket befogadott, hanem azok is, amelyeket kibocsátott.
Ezzel összefüggésben az elveszett számlatömbök, illetve a kézi kiállítású számlék kapcsán fontos tudni, hogy ezek  – számviteli törvény szerinti – megőrzési ideje ugyancsak 8 év.

Számlatömb elvesztése esetében érdemes közzétenni   – például a Pénzügyi Közlönyben, napilapokban – a  számlatömb tulajdonos cég  nevét,  székhelyét  és az    elveszett számlatömb (-tól, –ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját.
Ha az elveszett számlatömbben a vállalkozás már állított ki  számlát – illetve általában a kézzel kiállított számlák pótlására- ,   a praktikus megoldás az, ha felkeresi vevőit és  hiteles    másolatot kér a vevő példányáról.

Lecsap az adóhatóság!

Abban az esetben, ha a bizonylatok elvesztek, vagy úgy megrongálódtak, hogy nem teljes értékűek, akkor ennek a tényét az adóhatósághoz be kell jelenteni. A bejelentéshez célszerű mellékelni a fent már említett jegyzőkönyv egy példányát is. A hiányzó bizonylatok miatt – 1 millió forintig terjedő – mulasztási bírság is kiszabható, az Art. 172.§.(20 a) bekezdésében részletezettek szerint!